Wie Setup Email Autoresponders Tutorial

Auto-Responder können Sie automatische Antworten für E-Mail-Konten einstellen. Zum Beispiel können Ihre Kunden eine Bestätigung erhalten, dass ihre Anfrage eingegangen ist, oder wenn Sie in den Urlaub fahren, können Sie Ihre Freunde oder Kunden informieren, dass Sie im Moment nicht erreichbar sind.

E-Mail AutoResponder erstellen

Um auf das Autoresponder-Menü zuzugreifen, gehen Sie zu Ihren Site Tools > E-Mail > Autoresponder :

Die Konfiguration Ihres Autoresponders umfasst mehrere wichtige Felder, mit denen Sie anpassen können, wann und wie Ihre automatisierten Nachrichten gesendet werden. Hier ist eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Felder:

• E-Mail-Adresse: Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die die automatischen Antworten gesendet werden. Dies ist die Adresse, die mit dem Konto verknüpft ist, für das Sie den Autoresponder einrichten.
• Absendername: Geben Sie den Namen an, den die Empfänger im Feld „Von“ der automatischen Antwort sehen sollen. Dies kann Ihr vollständiger Name, Ihre Position oder der Name Ihres Unternehmens oder Ihrer Abteilung sein.
• Subject: Create a subject line for the auto-response email. It should be clear and concise as this is the first thing the recipient sees and it should indicate that the email is an automated response.
• Text: Enter the message you want to convey to your recipients. This message should be polite and informative and should include details such as expected return time and alternative contact options, if applicable.
• Start Date (optional): Select the date you want the autoresponder to start sending messages. This is useful when planning a future absence in advance. Leave this field blank if you want the autoresponder to take effect immediately.
• Startzeit (optional): Zusätzlich zum Startdatum können Sie die genaue Tageszeit angeben, zu der der Autoresponder aktiviert werden soll.
• Enddatum (optional): In diesem Feld muss das Startdatum angegeben werden. Sie können ein Enddatum für den Autoresponder festlegen. Nach diesem Datum versendet der Autoresponder keine automatisierten Nachrichten mehr.
• Endzeit (optional): Ähnlich wie bei der Startzeit können Sie am Enddatum den genauen Zeitpunkt festlegen, zu dem der Autoresponder den Betrieb einstellen soll.
• Warteintervall: Mit dieser Einstellung können Sie steuern, wie oft der Autoresponder Nachrichten an dieselbe E-Mail-Adresse sendet. Die erste automatische Antwort auf jede neu eingehende E-Mail wird sofort gesendet, sodass sichergestellt ist, dass jeder Absender unverzüglich eine erste Bestätigung erhält. Wenn dieselbe E-Mail-Adresse eine weitere Nachricht sendet, sendet der Autoresponder erst nach Ablauf der Wartezeit eine weitere Antwort. Indem Sie eine Wartezeit (in Stunden) festlegen, verhindern Sie, dass der Autoresponder innerhalb eines bestimmten Zeitraums wiederholt Nachrichten an einen Empfänger sendet. Wenn Sie beispielsweise den Standardwert von 24 Stunden belassen, erhält derselbe Empfänger keine weitere automatische Antwort, wenn er innerhalb von 24 Stunden nach seiner ersten Nachricht eine weitere E-Mail sendet.

Durch die sorgfältige Konfiguration jedes dieser Felder können Sie Ihren Autoresponder an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Ihren Zeitplan anpassen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre automatisierten Antworten nur dann gesendet werden, wenn dies erforderlich und angemessen ist, wodurch die Professionalität und die klare Kommunikation mit Ihren Kontakten gewahrt bleibt.

Klicken Sie auf Erstellen, um den Autoresponder zu erstellen.

Löschen von E-Mail-Autorespondern

Es kann vorkommen, dass Sie einen Autoresponder löschen müssen, vielleicht weil er nicht mehr benötigt wird oder Sie einen neuen mit anderen Informationen erstellen möchten.

Um einen Autoresponder zu entfernen, gehen Sie zu Ihren Site Tools -> E-Mail -> Autoresponder. Im Abschnitt „Autoresponder verwalten“ sehen Sie alle von Ihnen erstellten Autoresponder, unabhängig davon, ob sie aktiv sind oder nicht. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ für die Datei, die Sie nicht mehr benötigen, und bestätigen Sie den Löschvorgang im angezeigten Popup.